Basware InvoiceReady

Automatisierung ohne Wenn und Aber

Bei Basware InvoiceReady handelt es sich um eine cloudbasierte Software Suite, die standardisierte Lösungen für die Verarbeitung und den Abgleich von Rechnungen enthält. InvoiceReady ist eine vollständig integrierte Lösung, in der verschiedene Funktionsmodule vereinigt sind. Ziel der Software ist es, durch bereits eingebaute Best Practices Effizienz und Kontrolle zu erhöhen, Kosten zu senken sowie den gesamten Verarbeitungsprozess zu automatisieren.

Rechnungseingang

Die Lösungen der Interact Digital zur Digitalisierung des Rechnungseingangs verarbeiten alle Ihre Dokumente nahtlos und einheitlich, egal ob Sie diese auf Papier oder elektronisch empfangen. Papierrechnungen scannen Sie direkt beim Posteingang und elektronische Rechnungen sind in den Verarbeitungsprozess vollständig integriert. Landesspezifische Anforderungen wie z. B. die Verarbeitung der ESR-Zeile oder des neuen QR-Codes sind vollständig integriert.

Für die Extraktion der relevanten Rechnungsdaten aus gescannten oder elektronischen Dokumenten stehen Ihnen abhängig von der Rechnungsmenge und Ihren Verarbeitungsanforderungen zwei Lösungskomponenten zur Auswahl:

arts Input InvoiceScan unser eigenentwickeltes Modul, das speziell für die automatisierte Verarbeitung kleinerer Rechnungsmengen entwickelt wurde. Es verzichtet dabei auf eine vollautomatische, intelligente Rechnungslesung und bietet stattdessen für die Rechnungserfassung vorkonfigurierte Indexfelder sowie eine halbautomatisierte, OCR-unterstützte Erfassungsfunktion.
ABBYY FlexiCapture zur Verarbeitung grösserer Rechnungsmengen mit vollkommen automatisierter Extraktion der Daten mittels modernster, intelligenter OCR-Volltexterkennung. Kopfdaten und Rechnungsinformationen werden automatisch ermittelt, plausibilisiert und mit Ihren Datenbeständen (z.B. Lieferantendatenbank, ERP) abgeglichen.

Inbegriffen in dieser Variante ist der von Interact Digital entwickelte Zusatz arts Input for Invoices. Es beinhaltet ein vortrainiertes Regelwerk, zahlreiche Funktionen für die Standardisierung der Leseergebnisse und eine lieferantenspezifische Lernfunktion zur stetigen Verbesserung und Optimierung der Erkennungsergebnisse.

Die wichtigsten Vorteile

Transparenz und vollständige Kontrolle über Ihre Kreditorenrechnungen und den Rechnungsprozess
Verkürzung der Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen und Kosteneinsparungen
Vermeidung von Mahngebühren und Einhaltung von Skontofristen
Automatisierter Bestell- und Vertragsabgleich (wiederkehrende Rechnungen)
Workflow zur Automatisierung nicht wiederkehrender Rechnungen
Scanning der Papierrechnungen direkt am Posteingang inklusive halbautomatischer Indexierung und speziell für die Rechnungslesung konfigurierter Indexfelder
Integriertes, vorkonfiguriertes System mit eingebauten Best Practices und Standard-Schnittstellen
Keine Programmierung notwendig, Implementierung beschränkt sich auf Parametrierung der erforderlichen Schnittstellen sowie einigen wenigen Steuerungseinstellungen
Integration in ERP- und Buchhaltungsprogramme dank Standardschnittstellen
Einbindung elektronischer Rechnungen
Planung und Abrechnung von Reisekosten

Die Features im Detail

Invoice Automation mit Basware InvoiceReady

Nach der Rechnungslesung und -prüfung werden alle Daten an InvoiceReady zur automatisierten Verarbeitung übergeben.

Regelbasierter Workflow

InvoiceReady kontiert wiederkehrende Rechnungen von Ihrer bereits Ihnen bekannten Rechnungsstellern aufgrund vorbestimmter Regeln automatisch und überführt sie diese Rechnungen in einen definierten Prüf- und Freigabeprozess. Selten oder einmalig eintreffende Rechnungen können mittels manueller Zuweisung in individuelle Prüf- und Freigabeprozesse weitergeleitet werden.

InvoiceReady Order Matching

Mit Order Matching erfolgt der automatische Abgleich von Eingangsrechnungen mit vorhandenen Bestellungen. Stimmen Rechnung und Bestellung überein, wird die Rechnung automatisiert zur Buchung und Zahlung vorbereitet. Zusätzliche manuelle Kontrollen entfallen, können auf Wunsch jedoch eingerichtet zusätzlich genutzt werden.

Contract Matching

Contract Matching automatisiert die Verarbeitung wiederkehrender Rechnungen mit Vertragsbezug, wie etwa Miet-, Telefon- oder Leasingkosten. Stimmt eine Rechnung mit dem vertraglich definierten Zahlplan oder dem Budget in den vordefinierten Vertrauensregeln überein, wird diese eine solche Rechnung automatisiert zur Buchung und Zahlung vorbereitet. Eine manuelle Rechnungsfreigabe wird nicht benötigt, kann je nach Bedarf jedoch zusätzlich erfolgen.

ERP-Export

Nach Prüfung und Freigabe beziehungsweise erfolgreichem Abgleich mit Verträgen oder Bestellungen werden leitet InvoiceReady alle Rechnungen automatisch an Ihr ERP-System weitergeleitetweiter. Dank intelligenter Schnittstellen sind die Lösungen für den Anschluss an weit über 300 verschiedene ERP-Systeme inklusive SAP und Abacus vorbereitet.

Vorkonfigurierte Standardlösungen

InvoiceReady beinhaltet out-of-the-box bereits die optimale Standardkonfiguration für den schnellen und komfortablen Einstieg in die Welt der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Alle wichtigen Funktionen sind bereits vollumfänglich parametriert und können so einfach an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden. Für Sie bedeutet dies, dass Sie schon bei der Einführung Zeit und Geld sparen und so noch schneller alle Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung nutzen können.

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Cloudbasierte Verarbeitung

InvoiceReady ist eine cloudbasierte, integrierte und, vorkonfigurierte Lösung mit vielen Standard-Schnittstellen. Der Implementierungsaufwand beschränkt sich daher auf die Parametrierung der erforderlichen Schnittstellen, sowie einigen wenigen weiteren Einstellungen.

Die Lizenzierung erfolgt nach dem SaaS-Modell (Software as a Service). Dabei fallen je Modul Einrichtungsgebühren (Start-up Fee) und bei einigen Modulen transaktions- oder dokumentenabhängige Gebühren an (Service Subscription und/oder Transaction Fees).

Einfachste ERP-Anbindung mit dem arts DataHub

arts DataHub ist die universelle Drehscheibe für den Datenaustausch zwischen der Rechnungserfassung, Ihrem ERP-System und InvoiceReady. Dieses Modul, welches basierend auf dem anyERP Adapter von Basware entwickelt wurde, erfüllt alle Integrationsanforderungen bei der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung. Jahrelange Erfahrung in der Integration von mehr als 250 verschiedenen ERP-Systemen bildet die Basis für diese Technik. arts DataHub ermöglicht eine schnelle und effektive Kommunikation zwischen der Rechnungserfassung, InvoiceReady und Ihren Geschäftsanwendungen (ERP, Finanzsystem, Bestellsystem usw.) Es sichert den Austausch und die Aktualität der Stammdaten zu allen Rechnungsverarbeitungssystemen, übermittelt die Buchungssätze in Ihr Finanzsystem und sichert den Rückfluss von Zahlungsinformationen in InvoiceReady. Schnell, sicher und zuverlässig.

Da arts DataHub Konfigurationen und Parameter anstelle von Code-Schreiben verwendet, steigert es die Effizienz bei der Einführung und ermöglicht eine schnelle Nutzung. Aus den Stammdaten Ihrer führenden Systeme fliessen beispielsweise Hauptbuchcodes, Kostenstellen, Mitarbeiter und Lieferanten. Diese Daten werden benötigt, um eine effektive Bestell- und Rechnungsprüfung zu unterstützen. Zudem bietet arts DataHub ein komplettes, zertifiziertes SAP-Adaptermodul.

Software as a Service Modell (SaaS): Interact Digital bietet Ihnen den arts DataHub als exklusiven, cloudbasierten Service.