Referenzen

Gutes besser machen

Die Spital Region Oberaargau AG (SRO AG) betreut an drei Standorten Patienten der Region Oberaargau und des ganzen Mittellandes. Das Angebot umfasst die medizinische Spitalversorgung auf den Gebieten ambulante und stationäre akutmedizinische Versorgung inkl. Notfall, psychiatrische Versorgung inkl. mobiler und stationärer Krisenintervention sowie Rettungsdienst.
 

Mit der Standard-Scanning Lösung arts Input Healthcare erreicht die SRO AG die hochautomatisierte Digitalisierung von Patientenakten und umgehende Übergabe an das elektronische Universalarchiv arts Content zur revisionssicheren Aufbewahrung. Insgesamt sind acht Kliniken an die Lösung angeschlossen. Auf diese Weise verarbeitet SRO Papier- und elektronische Dokumente einheitlich, überwindet effizient Medienbrüche, entlastet sein Fachpersonal und realisiert Kosten- sowie Zeiteinsparungen bei der Patientenaufnahme und beim Zugriff auf die Patientenakten.

Die von Interact Digital nach einer kurzen Projektzeit eingeführte Scanning-Lösung arts Input Healthcare wird in der Insel Gruppe kombiniert mit einem IBML-Hochleistungsscanner. Das Modul arts Input Optimized Recognition enthält zudem die weltweit führende OCR-Software FlexiCapture von ABBYY. Im hauseigenen Scan-Center arbeiten zwei Mitarbeiterteams mit einer Kapazität von insgesamt 20 Vollzeitstellen. Heute werden mit der neuen Lösung jährlich 250’000 neue Krankenakten mit insgesamt über 9 Millionen Seiten gescannt und verarbeitet. Ergänzend erfolgt die konsequente Digitalisierung der bestehenden Altakten aus dem bis 2012 genutzten Papierarchiv. Alle erfolgreich verarbeiteten Papierakten werden 24 Stunden nach dem Scanning vernichtet.
 

Mit arts Input Healthcare ist das Inselspital im Input Management den entscheidenden Schritt voraus: Es digitalisiert seine Patientenakten hoch automatisiert, überwindet Medienbrüche und spart bares Geld und wertvolle Zeit bei der Verarbeitung und Nutzung der Krankengeschichten.

Als grösste kantonale Steuerverwaltung der Schweiz verarbeitet das Kantonale Steueramt Zürich jährlich über 850’000 Steuererklärungen. Diese Arbeit wurde in der Vergangenheit vor allem von einem bestimmt: langen Wartezeiten. In der Vergangenheit erfolgte der Informationsaustausch zwischen den Gemeinden und den Einschätzungsabteilungen der kantonalen Steuerverwaltung mittels Papier, was mit aufwändigen logistischen Massnahmen beim Aktenaustausuch verbunden war. Die papierhaften Prozesse resultierten in entsprechend langen Bearbeitungsdauern.
 

Die Einführung der intelligenten Posteingangslösung von Interact Digital und des elektronischen Dokumentenverwaltungs- und Archivsystems arts Content ermöglichte den radikalen Abbau der manuell zu bearbeitenden Aktenberge. Das Kantonale Steueramt Zürich hat heute eine sichere und jederzeit nachvollziehbare elektronische Aktenverarbeitung, realisiert signifikante Effizienzsteigerungen, sowie hohe Kosten- und Zeiteinsparungen.

Die Stadt Winterthur ist mit Ihren rund 100’000 Einwohnerinnen und Einwohnern die sechstgrösste Schweizer Stadt. Insgesamt verarbeitet das Steueramt der Stadt Winterthur Steuererklärungen von ca. 56’000 Steuerpflichtigen.
 

Winterthur war das erste Steueramt, das arts Input Tax (vormals CaptureTax) im Kanton Zürich eingeführt hat. Das Hauptziel war, den Steuerexperten zu ermöglichen, sich wieder auf Ihre Kerntätigkeiten, die Verfolgung von komplexen Steuerfällen und die Bearbeitung von Abweichungen bei der Steuerfestsetzung zu konzentrieren. Die Ziele wurden erreicht und sogar übertroffen. Der Posteingang, also jährlich etwa 7 Millionen Seiten, wird heute vollständig elektronisch verarbeitet. Dabei hat sich die Effizienz bei der Verarbeitung insgesamt mehr als verdoppelt.

Das Strassenverkehrsamt Zürich scannt mit der Lösung
arts Input jährlich über 170’000 Formulare inhouse. Das Auslesen und Auswerten der Prüfberichte wird komplett von Interact Digital erledigt.

Dafür speichert das Archiv von jedem gescannten Bild eine Kopie, die in einem speziellen Datenpool abgelegt wird. Die Bilder werden quartalsmässig zusammen mit den beschreibenden Informationen der Fahrzeuge aus der Fachanwendung VIACAR an Interact Digital übermittelt. Dort werden die Formulare mittels OCR-Erkennung gelesen und ausgewertet und automatisch mit den Informationen aus der Anwendung VIACAR verknüpft. Alle verarbeiteten Informationen und die fertig erstellte Qualitätsstatistik im asaQSS-Format werden anschliessend an das Amt zurückgesendet.

Die TX Group hat keine Zeit verloren und die Umstellung auf den neuen EBICS-Standard schnellstmöglich vorangetrieben.

Mit Interact Digital stand dabei ein Partner zur Seite, der

solche Vorhaben ergebnisorientiert und partnerschaftlich umsetzt.

Bereits wenige Monate nach Start des gemeinsamen Entwicklungsprojektes im Februar 2019 und einer erfolgreichen Testphase nutze die TX Group den neue arts Content EBICS Adaptorproduktiv. Die alten proprietären Konnektoren sind abgelöst und die Finanzbelege aller Institute werden nun vollautomatisiert über die neue Schnittstelle entgegengenommen.
 

arts Content strukturiert die Belege übersichtlich in Dossiers und ermöglicht auch die Suche nach Schlüsselwörtern innerhalb der Dokumente. Schnelles Auffinden von Informationen, keine langwierigen Suchvorgänge und somit mehr Zeit für wesentliche Aufgaben, dies sind nur einige der Vorteile, die der neue EBICS Adaptor den Mitarbeitenden bietet.

Lesen Sie den detaillierten Referenz Bericht:

Der Spitalverbund SRO AG evaluierte Lösungen für die Einführung einer universellen Archivplattform. Hintergrund für die Initiative war vorwiegend das Bedürfnis, Informationen aus den bestehenden und führenden Applikationen rechtssicher aufzubewahren.

Mit der Übernahme von gescannten Patientendokumenten unserer Lösung arts Input Healthcare, sowie der nahtlosen Integration mit Umsystemen wie dem Klinikinformationssystem (KISIM), dem AGFA-PACS Archiv, Radiologie-Informations- und Laborsystem, wie auch der Wunddokumentation wurde Schritt für Schritt der Ausbau zum Universalarchiv in Angriff genommen. Daneben entsteht zusätzlicher Nutzen durch die Erweiterung in die administrativen Bereiche. So werden auch die Rechnungsbelege, welche mit unserer Invoice Automation Lösung verarbeitet werden, in arts Content aufbewahrt. Derzeit wird das System zudem mit unserer HR Lösung erweitert, so dass künftig auch die Personaldaten strukturiert und revisionssicher verwaltet werden können.

Jährlich über 37’000 stationäre und 295’000 ambulante Patienten erfahren bestmögliche Medizin und individuelle Pflege. Daneben stellt das Inselspital auch einen bedeutenden Wirtschaftsfaktor mit hoher Wertschöpfung auf dem Gesundheitsmarkt dar.
 

Auf Grundlage einer vertieften Eignungsprüfung im Rahmen Proof of Concept (POC) wurde schliesslich arts Content als universelle Archivplattform eingeführt. Im Rahmen der Migration des Patientenaktenarchivs wurden 5,5 Millionen Dokumente mit Total 60 Millionen Seiten mit unserer Lösung arts Input digitalisiert und migriert. Die komplett serviceorientierte Architektur mit standardisierten SDKs ermöglicht unter anderem die Datenanlieferung von mehreren Fachapplikationen über eine Datendrehscheibe (SAP PI).

Dieser Ansatz erlaubt ein beliebiges Austauschen einzelner Komponenten ohne weitere Auswirkungen auf die Gesamtarchitektur. Neben diversen Ausbauprojekten ist vor allem die automatische Registrierung archivierter Dokumente in der IHE Registry als Komfortlösung für das EPD zu erwähnen. Die gesamte Installation ist für maximalste Ausfallsicherheit durch unser Hochverfügbarkeitsmodul ausgelegt.

Das KSA behandelt über 30’000 stationäre sowie mehr als 420’000 ambulante Patienten pro Jahr. Das Angebot wurde mit der Eröffnung der Notfallpraxis KSA am Bahnhof Aarau zusätzlich erweitert. In mehr als 30 Behandlungs- und Diagnosezentren kümmern sich rund 4300 Fachpersonenaus rund 300 Berufsgruppen um die Patienten. Das Leistungsangebot beinhaltet sämtliche Fachrichtungen.
 

Mit der Lösung arts Content wurde das Vorhaben, fortan mit digitalen Patientendossiers zu arbeiten zielgereicht umgesetzt. Der Import von elektronischen Dokumenten aus allen relevanten Quellen (KIS, Labor, Mail, elektronischen Zuweisungen, bildgebenden Modalitäten usw.) stellte den nächsten Schritt, hin zu einem Universalarchiv dar. Weitere wichtige Funktionalitäten uns Ausprägungen sind, das frühe und späte Scannen von Patientendossiers, das Nachscannen von Papier-Krankengeschichten (Massen-Scanning), die Anbindung von Zuweisern und das Erreichen der Bereitschaft für das EPD. Im administrativen Bereich wurden weitere digitale Dossiers wie Mitarbeiter (HR) und Verträge realisiert.

Das Bethesda Spital in Basel ist eine renommierte beleg- und chefärztlich geführte Privatklinik. Mit den Kernkompetenzen Bewegungsapparat und Frauenmedizin werden interdisziplinär medizinische Spitzenleistungen angeboten. Das Spital ist Mitglied der Swiss Leading Hospitals und verfügt über 130 Betten und behandelt jährlich rund 25’000 ambulante und 6000 stationäre Patienten. Die Bethesda Spital AG beschäftigt rund 500 Mitarbeitende.
 

Neben der Einführung eines klinischen Informationssystems (KIS) wir die Realisierung eines Universalarchivs eine Kernanforderung des Spitals. Ein zentrales Element war die Integration der Zuweiser und Belegärzte, sodass ein vermehrter elektronischer Datenaustausch mit Drittparteien praktiziert werden kann. Durch die Einführung von arts Content wurden diese Ziele vollständig erreicht. Weitere wesentliche Punkte, welche mit arts Content gelöst wurden, waren die Vervollständigung des PACS, welches bis dahin über keine adäquaten Archivierungsmechanismen verfügte. Zusätzlich wurden die Bilderzeugnisse diverser medizintechnischer Verfahren (Ultraschallgeräte, EKG, Digitale Kamera etc.) – die bis dahin als Insellösungen bestanden hatten – ins Universalarchiv übernommen.

Als grösste kantonale Steuerverwaltung der Schweiz verarbeitet das Kantonale Steueramt Zürich jährlich über 850’000 Steuererklärungen. Diese Arbeit wurde in der Vergangenheit vor allem von einem bestimmt: langen Wartezeiten. In der Vergangenheit erfolgte der Informationsaustausch zwischen den Gemeinden und den Einschätzungsabteilungen der kantonalen Steuerverwaltung mittels Papier, was mit aufwändigen logistischen Massnahmen beim Aktenaustausuch verbunden war. Die papierhaften Prozesse resultierten in entsprechend langen Bearbeitungsdauern.
 

Neben der intelligenten Posteingangslösung von
Interact Digital war die Einführung des Archiv- und Dokumentenmanagementsystems arts Content der zentrale Schritt zu einer elektronischen und medienbruchfreien Prozesslandschaft. Dynamisch strukturierbare Steuerdossiers stehen nun permanent und ortsunabhängig zur Verfügung. Für die Prüfung und Veranlagung der Steuern greifen die Verantwortlichen aus 170 Gemeinden täglich auf arts Content zu.  Ein umfangreiches Set an speziell für das Steuerumfeld entwickelten Werkzeugen erleichtert ihnen dabei die tägliche Arbeit mit den Steuerdossiers.

Das grösste Schweizer Migrationsamt bearbeitet jährlich tausende von Dossiers von ausländischen Bürgern oder aus dem Asylbereich. Ein besonderes Augenmerk gilt dabei – nicht zuletzt aufgrund des in den vergangenen Jahren ständig gewachsenen Drucks seitens Politik und Öffentlichkeit – der effizienten und transparenten Bearbeitung der Fälle.
 

arts Content mit dem branchenspezifischen Lösungsmodul für Migrationsämter unterstützt die Bearbeitung von Fällen entlang der gesamten Prozesskette und stellt den Mitarbeitenden im Kontext ihrer aktuellen Arbeitsschritte die notwenigen Informationen zur Verfügung. Nach dem zentralen Posteingang und Scanning mit arts Input werden eingehende Dokumente mittels elektronischem Postkorb umgehend an die zuständige Stelle weitergeleitet. Die notwendigen Stammdaten aus verschiedenen Bundesapplikationen werden dabei automatisiert übernommen. Aktuell verwaltet das Migrationsamt Zürich über 8 Millionen Seiten in arts Content.

Der Migros Genossenschaftsbund entschied sich für die Archivplattform arts Content zur Archivierung von Verkaufsbelegen und Transaktionsdaten. Neben diesen Informationen werden auch elektronische Vergütungsanzeigen direkt als XML-Datenströme archiviert. Täglich werden so ca. 2,5 Millionen Dokumente innerhalb kürzester Zeit verarbeitet
 

Für die einfache und schnelle Anbindung von Drittsystemen stellt das System arts eine Web Services-Schnittstelle zur Verfügung. Einzelne Unternehmen (oder Genossenschaften) der weitgehend autonom organisierten Migros-Gruppe können so, unabhängig vom Genossenschaftsbund, eigene Applikationen erstellen, welche auf das zentrale
Archiv arts Content zugreifen.
 

Über 700 Millionen Dokumente aus den schweizweit über 800 Migros-Filialen werden pro Jahr zeitnah archiviert und den entsprechenden Benutzern und Umsystemen zur Verfügung gestellt.

Mit der Rechnungslösung von Interact Digital verfügt die SRO AG neben Scanning- und Archivlösung auch über eine standardisierte und doch massgeschneiderte, hoch automatisierte Kreditorenrechnungsverarbeitung aus unserem Haus.
 

Der bestehende Prozess sollte durch eine effiziente, transparente und optimierte Verarbeitung abgelöst werden. Daher startete SRO ein Projekt zur Einführung einer automatisierten Rechnungslösung mit integriertem Scann- und Erfassungssystem. Erklärte Ziele des Unternehmens waren dabei die Optimierung des Prozesses, bessere Transparenz, verbesserter Überblick über alle Verbindlichkeiten, eine saubere Rechnungsabgrenzung sowie eine nahtlose Integration des Verarbeitungsprozesses in SAP Financial.
 

Nach einer nur kurzen Projektzeit konnte die Lösung pünktlich in Betrieb genommen werden. Heute werden jährlich rund 25’000 Kreditorenrechnungen mit insgesamt 150’000 Seiten von mehr als 6000 Lieferanten zentral an einer Scan- und Verification Station am Standort Langenthal gescannt. Die Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung besteht aus 165 Arbeitsplätzen für die Rechnungsvisierung (Thin Clients) sowie sechs sogenannten Master- und drei Controllerarbeitsplätzen für die Finanzspezialisten. Mit der Rechnungslösung von Interact Digital verfügt das Spital über eine standardisierte und doch massgeschneiderte, hoch automatisierte Kreditorenrechnungsverarbeitung.
 

Alle Rechnungen können per Mausklick von jedem Sachbearbeiter jederzeit eingesehen und geprüft werden. Die Fachabteilungen sparen wertvolle Zeit und sind in der Lage, eine Rechnung schnellstmöglich zu kontrollieren, zu visieren und freizugeben.

Das Unternehmen startete Ende Juni 2011 zusammen mit Interact Digital ein Projekt zur Ablösung der bisherigen Rechnungslösung. Oberste Priorität hatte dabei der Go-Live-Termin für die neue Lösung per Mitte November. Aufgrund der Erfahrungen mit dem bestehenden System, hatte Eberhard klare Vorstellungen, was die neue Installation besser und mehr können müsse. Ein einheitlicher und nahtloser Workflow sowie ein Ende der Outlook-Integration standen für das Unternehmen im Mittelpunkt.
 

Unsere Lösung konnte pünktlich nach lediglich vier Monaten Projektzeit Mitte November in Betrieb genommen werden. Jährlich werden heute über 24’000 Rechnungen mit insgesamt 168’000 Seiten von mehr als 8000 Lieferanten zentral an einem Arbeitsplatz am Standort Kloten gescannt. Die Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung besteht aus 165 Arbeitsplätzen für die Rechnungsvisierung (Thin Clients) und elf sogenannten Masterarbeitsplätzen für die Finanzspezialisten.

Mit arts Input CapturePay verfügt Eberhard über eine standardisierte und doch massgeschneiderte, hoch automatisierte Kreditorenrechnungsverarbeitung. Alle Rechnungen können per Mausklick von jedem Sachbearbeiter jederzeit eingesehen und geprüft werden. Die Benachrichtigung erfolgt über MS Outlook. Sämtliche anderen Prozesse von der Prüfung, über die Visierung bis hin zur Freigabe erfolgen nun jedoch im Workflow von Basware.

Im Zuge einer Ersatzbeschaffung hatte sich die Hügli Nährmittel AG auch das Ziel gesetzt, bei einer neuen Rechnungsverarbeitungslösung eine wesentliche Erhöhung des Automatsierungsgrades zu erreichen. So wurde zusammen mit Interact Digital ein Projekt zur Ablösung des alten Systems und Einführung einer neuen und effizienten Lösung gestartet. Da die Einführung von SAP Financial bereits auf Herbst desselben Jahres geplant war, hatte der Go-Live-Termin für die neue Lösung per Anfang November eine hohe Priorität.

Nach lediglich zweieinhalb Monaten Projektzeit konnte die Lösung pünktlich in Betrieb genommen werden. Jährlich werden heute über 12’400 Rechnungen mit fast 50’000 Seiten von mehr als 1500 Lieferanten zentral an einer Scann- und Verification-Station am Standort Steinach gescannt.

Hügli nutzt hierfür einen Kodak i4200 Scanner. Die Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung besteht aus 50 Arbeitsplätzen für die Rechnungsvisierung (Thin Clients) und 3 sogenannten Masterarbeitsplätzen für die Finanzspezialisten. Mit arts Input CapturePay von Interact Digital verfügt Hügli über eine standardisierte und doch massgeschneiderte, hoch automatisierte Kreditorenrechnungsverarbeitung. Alle Rechnungen können per Mausklick von jedem Sachbearbeiter jederzeit eingesehen und geprüft werden. Die Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit und sind in der Lage, eine Rechnung schnellstmöglich zu kontrollieren, zu visieren und freizugeben.

Bei ISS Schweiz gab es zwei Hauptgründe für die langen Durchlaufzeiten der Rechnungen: Erstens, der dezentrale Posteingang in über 12 Aussenstellen und am Hauptsitz sowie zweitens, die über das gesamte Unternehmen verteilte Kontierung und Visierung der Rechnungen. Das Resultat dieses Prozesses: Finanzielle Intransparenz, verloren gegangene Rechnungen, lange Bearbeitungszeiten und mangelndes Wissen über den aktuellen Stand aller sich im Hause befindlichen Lieferantenforderungen.
 

Daher startete ISS Schweiz gemeinsam mit Interact Digital ein Projekt, um den Verarbeitungsprozess der Kreditorenrechnungen neu zu organisieren und die Abläufe schneller zu gestalten. Erklärte Ziele von ISS waren die Transparenz zu erhöhen, das interne Versenden von Papierbelegen zu eliminieren und das zukünftige Mehrvolumen ohne Personalausbau abdecken zu können.
 

Der dezentrale Rechnungseingang ist Vergangenheit. Jährlich werden heute über 120’000 Rechnungen mit insgesamt 240’000 Seiten von mehr als 10’500 Lieferanten zentral an zwei Arbeitsplätzen gescannt. Die Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung besteht heute nach mehreren Erweiterungen aus 900 Arbeitsplätzen für die Rechnungsvisierung durch die Mitarbeitenden und 15 sogenannten Masterarbeitsplätzen für die Finanzspezialisten. Alle gescannten Rechnungen werden automatisch elektronisch signiert und revisionssicher nach ELDI-V und GeBüV archiviert.

Lange Durchlaufzeiten und mangelnde Transparenz bestimmten den Prozess der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen bei der KNAPP AG. Alle Rechnungen, inklusive die der ausländischen Tochtergesellschaften, kamen am Hauptsitz an, da dort die Buchhaltung zentral durchgeführt wird. Über eine Vielzahl manueller Schnittstellen wurden dann die Freigaben für die Eingangsrechnungen per E-Mail eingefordert, händisch verwaltet und anschliessend ins ERP-System gebucht. Ein durchgehendes Verarbeitungssystem war aus diesem Grunde unmöglich. Und so war das Resultat dieser Prozesse finanzielle Intransparenz, mangelnde Nachvollziehbarkeit über den Bearbeitungsstand der Eingangsrechnungen und das Fehlen systemseitiger Auswertungen.
 

Daher startete KNAPP zusammen mit Interact Digital ein Projekt zur effizienten Neuorganisation des Bearbeitungsprozesses der Eingangsrechnungen. Im Fokus standen dabei eine Straffung der Abläufe, die Erhöhung der Transparenz, das Eliminieren der internen Versendung von Papierbelegen sowie der Aufbau von Auswertungsmöglichkeiten.

Die händische Verarbeitung mit manuellen Schnittstellen ist bei KNAPP Geschichte. Heute werden jährlich mehr als 50’000 Rechnungen mit insgesamt 100’000 Seiten von über 3500 Lieferanten zentral an einem Arbeitsplatz eingescannt. Die Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung besteht aus 150 Arbeitsplätzen für die Rechnungsvisierung (Thin Clients) und sieben sogenannten Masterarbeitsplätzen für die Finanzspezialisten. KNAPP verfügt mit arts Input CapturePay über eine standardisierte und dennoch massgeschneiderte, hoch automatisierte Kreditorenrechnungsverarbeitung. Alle Rechnungen können per Mausklick von jedem Sachbearbeiter jederzeit eingesehen werden. Nachfragen erübrigen sich. Die Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit. Sie sind in der Lage, eine Rechnung in kürzester Zeit zu kontrollieren, zu visieren und freizugeben.