Basware P2P

Rechnungsverarbeitung für höchste Ansprüche

Basware P2P ist eine integrierte, cloudbasierte Lösungs-Suite für die Automatisierung von Beschaffungs- und Kreditorenprozessen. Die Lösung hat ein umfangreiches Leistungsspektrum und wird mit höchster Verfügbarkeit betrieben. P2P bietet umfassende Konfigurationsmöglichkeiten vor allem für grössere Unternehmen mit komplexen Beschaffungs- und Prüfprozessen. Die Lösung adressiert jede Phase des Purchase-to-Pay-Prozesses und bindet auch Beschaffungsprozesse von der Bedarfsanalyse bis zum elektronischen Einkauf bei Lieferanten vollständig in den Prozess ein.

Das modulare Lösungsportfolio wurde von Basware, basierend auf der Erfahrung von über 30 Jahren im Bereich Rechnungsverarbeitung entwickelt. Gemeinsam mit den Kunden hat Basware Best Practices und branchenführende Prozessstandards etabliert. Kunden profitieren darüber hinaus vom umfassenden Know-how bei der Anbindung von über 250 verschiedenen ERP-Systemen. Basware P2P eignet sich vor allem für Unternehmen mit grossen Rechnungsmengen und/oder komplexen Beschaffungs- und Prüfprozessen.

Rechnungseingang

Die Lösungen der Interact Digital zur Digitalisierung des Rechnungseingangs verarbeiten alle Ihre Dokumente nahtlos und einheitlich, egal ob Sie diese auf Papier oder elektronisch empfangen. Papierrechnungen scannen Sie direkt beim Posteingang und elektronische Rechnungen sind in den Verarbeitungsprozess vollständig integriert. Landesspezifische Anforderungen wie z. B. die Verarbeitung der ESR-Zeile oder des neuen QR-Codes sind vollständig integriert.

Für die Extraktion der relevanten Rechnungsdaten aus gescannten oder elektronischen Dokumenten stehen Ihnen abhängig von der Rechnungsmenge und Ihren Verarbeitungsanforderungen zwei Lösungskomponenten zur Auswahl:

arts Input InvoiceScan unser eigenentwickeltes Modul, das speziell für die automatisierte Verarbeitung kleinerer Rechnungsmengen entwickelt wurde. Es verzichtet dabei auf eine vollautomatische, intelligente Rechnungslesung und bietet stattdessen für die Rechnungserfassung vorkonfigurierte Indexfelder sowie eine halbautomatisierte, OCR-unterstützte Erfassungsfunktion.
ABBYY FlexiCapture zur Verarbeitung grösserer Rechnungsmengen mit vollkommen automatisierter Extraktion der Daten mittels modernster, intelligenter OCR-Volltexterkennung. Kopfdaten und Rechnungsinformationen werden automatisch ermittelt, plausibilisiert und mit Ihren Datenbeständen (z.B. Lieferantendatenbank, ERP) abgeglichen.

Inbegriffen in dieser Variante ist der von Interact Digital entwickelte Zusatz arts Input for Invoices. Es beinhaltet ein vortrainiertes Regelwerk, zahlreiche Funktionen für die Standardisierung der Leseergebnisse und eine lieferantenspezifische Lernfunktion zur stetigen Verbesserung und Optimierung der Erkennungsergebnisse.

Die wichtigsten Vorteile

Transparenz und vollständige Kontrolle über Ihre Kreditorenrechnungen und den Rechnungsprozess
Effizienzsteigerung durch vollständig elektronische Rechnungsbearbeitung und speziell auf Rechnungsverarbeitung zugeschnittenen Workflow
Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung, schnelle Verarbeitung und Kosteneinsparungen
Skonto ausnutzen, Mahnungen vermeiden
Überblick über alle aktuellen Verbindlichkeiten
Wegfall der langwierigen und fehleranfälligen manuellen Kreditorenerfassung
OCR-automatisierte, regelbasierte Rechnungserkennung
Automatischer Abgleich mit Ihren Daten, Bestellungen und Verträgen
Hochgradig parametrierbar, kann an die meisten Kundenwünsche angepasst werden
Hoch integrierte Anbindung an alle gängigen ERP-Systeme inklusive SAP
Schnelle Amortisation Ihrer Investitionen in die Lösung
Revisionssichere Archivierung und elektronische Signatur (optional erhältlich)
Einbindung elektronischer Rechnungen

Die Features im Detail

Invoice Automation mit Basware P2P

Nach der Rechnungslesung und -prüfung werden alle Daten an P2P zur automatisierten Verarbeitung übergeben.

Regelbasierter Workflow

P2P kontiert wiederkehrende Rechnungen Ihrer bereits bekannten Rechnungssteller aufgrund vorbestimmter Regeln automatisch und überführt diese Rechnungen in einen definierten Prüf- und Freigabeprozess. Selten oder einmalig eintreffende Rechnungen können mittels manueller Zuweisung in individuelle Prüf- und Freigabeprozesse weitergeleitet werden.

P2P Order Matching

Mit Order Matching erfolgt der automatische Abgleich von Eingangsrechnungen mit vorhandenen Bestellungen. Stimmen Rechnung und Bestellung überein, wird die Rechnung automatisiert zur Buchung und Zahlung vorbereitet. Zusätzliche manuelle Kontrollen entfallen, können auf Wunsch jedoch zusätzlich genutzt werden.

Contract Matching

Contract Matching automatisiert die Verarbeitung wiederkehrender Rechnungen mit Vertragsbezug, wie etwa Miet-, Telefon- oder Leasingkosten. Stimmt eine Rechnung mit dem vertraglich definierten Zahlplan oder dem Budget in den vordefinierten Vertrauensregeln überein, wird eine solche Rechnung automatisiert zur Buchung und Zahlung vorbereitet. Eine manuelle Rechnungsfreigabe wird nicht benötigt, kann je nach Bedarf jedoch zusätzlich erfolgen.

ERP-Export

Nach Prüfung und Freigabe beziehungsweise erfolgreichem Abgleich mit Verträgen oder Bestellungen leitet P2P alle Rechnungen automatisch an Ihr ERP-System weiter. Dank intelligenter Schnittstellen sind die Lösungen für den Anschluss an weit über 300 verschiedene ERP-Systeme inklusive SAP und Abacus vorbereitet.

Vorkonfigurierte Standardlösungen

P2P beinhaltet out-of-the-box bereits die optimale Standardkonfiguration für den schnellen und komfortablen Einstieg in die Welt der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Alle wichtigen Funktionen sind bereits vollumfänglich parametriert und können so einfach an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden. Für Sie bedeutet dies, dass Sie schon bei der Einführung Zeit und Geld sparen und so noch schneller alle Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung nutzen können.

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Cloudbasierte Verarbeitung

P2P ist eine cloudbasierte, integrierte und, vorkonfigurierte Lösung mit vielen Standard-Schnittstellen. Der Implementierungsaufwand beschränkt sich daher auf die Parametrierung der erforderlichen Schnittstellen, sowie einigen wenigen weiteren Einstellungen.

Die Lizenzierung erfolgt nach dem SaaS-Modell (Software as a Service). Dabei fallen je Modul Einrichtungsgebühren (Start-up Fee) und bei einigen Modulen transaktions- oder dokumentenabhängige Gebühren an (Service Subscription und/oder Transaction Fees).

Einfachste ERP-Anbindung mit dem arts DataHub

arts DataHub ist die universelle Drehscheibe für den Datenaustausch zwischen der Rechnungserfassung, Ihrem ERP-System und P2P. Dieses Modul, welches basierend auf dem anyERP Adapter von Basware entwickelt wurde, erfüllt alle Integrationsanforderungen bei der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung. Jahrelange Erfahrung in der Integration von mehr als 250 verschiedenen ERP-Systemen bildet die Basis für diese Technik. arts DataHub ermöglicht eine schnelle und effektive Kommunikation zwischen der Rechnungserfassung, P2P und Ihren Geschäftsanwendungen (ERP, Finanzsystem, Bestellsystem usw.) Es sichert den Austausch und die Aktualität der Stammdaten zu allen Rechnungsverarbeitungssystemen, übermittelt die Buchungssätze in Ihr Finanzsystem und sichert den Rückfluss von Zahlungsinformationen in P2P. Schnell, sicher und zuverlässig.

Da arts DataHub Konfigurationen und Parameter anstelle von Code-Schreiben verwendet, steigert es die Effizienz bei der Einführung und ermöglicht eine schnelle Nutzung. Aus den Stammdaten Ihrer führenden Systeme fliessen beispielsweise Hauptbuchcodes, Kostenstellen, Mitarbeiter und Lieferanten. Diese Daten werden benötigt, um eine effektive Bestell- und Rechnungsprüfung zu unterstützen. Zudem bietet arts DataHub ein komplettes, zertifiziertes SAP-Adaptermodul.

Interact Digital bietet Ihnen den arts DataHub als exklusiven, cloudbasierten Software as a Service (SaaS).